Une solution SaaS « ABeeX-Dématérialisation » facile d’accès !
Disponible en mode SaaS hébergée dans notre cloud, ABeeX-Dématérialisation, ne nécessite aucune installation sur les postes clients. De plus elle est entièrement accessible en Web.
Son déploiement s’avère très rapide et son accès très flexible, grâce à l’utilisation du SaaS et l’accès Web. En revanche, cet accès reste garant d’un haut niveau de sécurité via une connexion chiffrée entre vos postes clients (PC, tablette), et le serveur dédié dans le cloud.
ABeeX-Dématérialisation bénéficie d’une interface simple et ergonomique et permet un enregistrement facile et rapide des documents et courriers. En d’autres termes, elle prend alors toute sa dimension une fois couplée avec un scanner.
En effet, scanner un document ouvre automatiquement la fenêtre de saisie d’un nouveau courrier et affiche sur la partie de droite, sa prévisualisation. L’utilisateur peut alors rentrer les informations liées à ce courrier.
Une gestion complète de documents et courriers en toute simplicité !
ABeeX-Démat permet aussi :
- D’ identifier les documents et courriers de manière unique pour assurer la traçabilité.
- D’ organiser la gestion numérique des documents et pièces-jointes (documents de correspondances, courriels, fax, factures, actes…) durant chaque étape du cycle de vie comme :
- l’enregistrement
- la validation
- le traitement
- la clôture
- De faciliter la recherche sur des critères multiples et plein texte.
- D’ assurer la traçabilité jusqu’à l’archivage et la destruction.
De plus, il est possible d’optimiser l’organisation et les processus documentaire dans les services. Pour atteindre l’objectif du « sans papier« , il faut donc assurer une dématérialisation totale du processus, y compris des pièces justificatives.
Elle repose sur le socle technique Maarch , étant la solution de Gestion Electronique de Document (GED) et d’Archivage Electronique la plus aboutie du monde open source. Complète et évolutive, cette solution de GED et d’archivage à valeur probante SAE, est diffusée sous la licence libre GNU GPL.
Comprenant toutes les fonctionnalités d’une GED, elle respecte les normes internationales d’archivage (ISO 15489, NF Z42-013). Par conséquent, cela fait de cette dernière une solution idéale pour toutes les problématiques de GED / SAE.
Des avantages et services incomparables !
Notre solution ABeeX-Dématérialisation vous fournit les avantages multiples suivants :
- Coût de mise en place minime au regard des technologies et des services apportés
- Réduction des coûts d’exploitation (pas d’installation de serveur sur site, et donc pas de consommation électrique, …)
- Assurance du support et de la maintenance via un interlocuteur unique
- Mutualisation des moyens puisque cette solution peut héberger de multiples entités (mairies, communauté de commune, …)
- Assurance d’une réversibilité portant non seulement sur l’archive mais aussi sur le système d’archivage électronique.
- Sauvegarde des données incluse dans l’offre
- Augmentation des ressources et puissance du serveur de manière transparente et sans interruption de service
- Support et conseils en vue de l’obtention d’une certification NFZ42-013 (« Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »)