octobre 13, 2017

GED – Dématérialisation des documents

Une solution de GED « SaaS ABeeX-Démat » facile d’accès !

Notre solution de gestion électronique des documents (GED) est disponible en mode SaaS et hébergée dans notre cloud ABeeX. Par conséquent, elle ne nécessite aucune installation sur les postes clients puisqu’elle est entièrement accessible en Web. Grâce à l’utilisation du SaaS et à l’accès Web, le déploiement est très rapide et son accès très flexible. Cette approche est malgré tout garante d’un haut niveau de sécurité via une connexion chiffrée entre vos postes clients (poste de travail, ordinateur portable, tablette …) et le serveur.

ABeeX-Démat bénéficie d’une interface simple et ergonomique qui permet un enregistrement efficace des documents et courriers. C’est probablement lorsqu’elle est couplée avec un scanner que notre solution prend toute sa dimension. En effet, scanner un document ouvre automatiquement la fenêtre de saisie d’un nouveau courrier et affiche une prévisualisation. Ainsi, l’utilisateur n’a plus qu’à rentrer les informations liées à ce courrier.

Une gestion complète de documents et courriers en toute simplicité !

Notre solution permet entre autres de :

  • Identifier les documents et courriers de manière unique pour assurer la traçabilité,
  • Organiser la gestion numérique des documents et pièces-jointes (par exemple des documents de correspondances, courriels, fax, factures, actes …) durant chaque étape du cycle de vie  à savoir l’enregistrement, la validation, le traitement et enfin la clôture,
  • Faciliter la recherche sur des critères multiples et « plein texte »,
  • Assurer la traçabilité jusqu’à l’archivage et la destruction.

Elle optimise l’organisation et les processus documentaires dans les services afin d’aboutir à une dématérialisation totale, y compris des pièces justificatives pour atteindre l’objectif du « zéro papier« . Elle repose sur le socle technique Maarch, une solution complète et évolutive de Gestion Électronique de Document (GED) et d’Archivage Électronique (SAE) la plus aboutie en open-source. Maarch est disponible sous la licence libre GNU GPL. Comprenant toutes les fonctionnalités d’une GED, Maarch respecte les normes internationales d’archivage (ISO 15489, NF Z42-013), ce qui en fait une solution idéale pour résoudre les problématiques de GED / SAE.

Des avantages et services incomparables !

Notre solution ABeeX-Démat vous fournit les avantages suivants :

  • coût de mise en place minime au regard des technologies et des services apportés,
  • réduction des coûts d’exploitation (pas d’installation de serveur sur site, pas de consommation électrique …),
  • assurance du support et de la maintenance via un interlocuteur unique,
  • mutualisation des moyens puisque cette solution peut héberger de multiples entités (mairies, communauté de communes …),
  • assurance d’une réversibilité portant non seulement sur l’archive mais aussi sur le système d’archivage électronique,
  • sauvegarde des données incluse dans l’offre,
  • augmentation des ressources et puissance du serveur de manière transparente et sans interruption de service,
  • support et conseils en vue de l’obtention d’une certification NFZ42-013 (« Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »).

 

Logo du logiciel libre de GED Maarch