ABeeX - Dématérialisation des documents

Une solution "SaaS ABeeX-Démat" facile d'accès !

Cette solution est disponible en mode SaaS hébergée dans notre cloud ABeeX et elle ne nécessite aucune installation sur les postes clients puisqu'elle est entièrement accessible en Web.

Grâce à l'utilisation du SaaS et l'accès Web, le déploiement est très rapide et son accès très flexible. Cet accès est malgré tout garant d'un haut niveau de sécurité via une connection chiffrée entre vos postes clients (PC, tablette) et le serveur dédié dans le cloud.

ABeeX-Démat bénéficie d'une interface simple et ergonomique qui permet un enregistrement facile et rapide des documents et courriers.

C’est lorsqu’elle est couplée avec un scanner que la solution ABeeX-Démat prend toute sa dimension.

En effet, le fait de scanner un document ouvre automatiquement la fenêtre de saisie d’un nouveau courrier et affiche sur sa partie droite sa prévisualisation.

L’utilisateur n’a plus qu’à rentrer les informations liées à ce courrier.

Une gestion complète de documents et courriers en toute simplicité !

Elle permet de  :

  • Identifier les documents et courriers de manière unique pour assurer la traçabilité
  • Organiser la gestion numérique des documents et pièces-jointes (documents de correspondances, courriels, fax, factures, actes...) durant chaque étape du cycle de vie comme :
    • l'enregistrement
    • la validation
    • le traitement
    • la clôture
  • Faciliter la recherche sur des critères multiples et plein texte
  • Assurer la traçabilité jusqu’à l’archivage et la destruction

Elle permet d'optimiser l'organisation et les processus documentaire dans les services, et d'assurer une dématérialisation totale du processus, y compris des pièces justificatives pour atteindre l'objectif du "sans papier".

Elle repose sur le socle technique Maarch qui est une solution de Gestion Electronique de Document (GED) et d'Archivage Electronique la plus aboutie du monde open source.

Maarch est une solution complète et évolutive de GED et d'archivage à valeur probante SAE. Maarch est diffusé sous la licence libre GNU GPL.

Comprenant toutes les fonctionnalités d'une GED, Maarch respecte les normes internationales d'archivage (ISO 15489, NF Z42-013), ce qui en fait une solution idéale pour toutes les problèmatiques de GED / SAE.

Des avantages et services incomparables !

Notre solution ABeeX-Démat vous fournit les avantages multiples suivants :

  • coût de mise en place minime au regard des technologies et des services apportés
  • réduction des coûts d'exploitation (pas d'installation de serveur sur site, et donc pas de consommation électrique, ...)
  • assurance du support et de la maintenance via un interlocuteur unique
  • mutualisation des moyens puisque cette solution peut héberger de multiples entités (mairies, communauté de commune, ...)
  • assurance d'une réversibilité portant non seulement sur l'archive mais aussi sur le système d'archivage électronique.
  • sauvegarde des données incluse dans l'offre
  • augmentation des ressources et puissance du serveur de manière transparente et sans interruption de service
  • support et conseils en vue de l’obtention d’une certification NFZ42-013 (« Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes »)
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